Quản lý tài liệu lưu trữ số trong Bộ Quốc phòng là vấn đề mới, khâu quan trọng trong ứng dụng công nghệ số góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, cung cấp kịp thời, chính xác thông tin, nâng cao hiệu lực, hiệu quả lãnh đạo, chỉ huy, quản lý, điều hành và sức mạnh chiến đấu. Nhiệm vụ này cần được cấp ủy, chỉ huy các cấp quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện đồng bộ, hiệu quả, đúng lộ trình.

Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ, cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và tiến trình chuyển đổi số quốc gia đã tạo đột phá trên nhiều lĩnh vực, mở ra không gian phát triển mới. Trong xu thế đó, lĩnh vực lưu trữ đang có những thay đổi mạnh mẽ cả về quy trình quản lý và nghiệp vụ, chuyển đổi từ mô hình lưu trữ tài liệu truyền thống sang lưu trữ tài liệu số. Thực hiện tốt lưu trữ, quản lý, khai thác tài liệu, dữ liệu số sẽ góp phần xây dựng một nền hành chính tinh gọn, minh bạch, hiện đại, cung cấp kịp thời, chính xác thông tin đến người dùng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực.

Thủ trưởng Bộ Quốc phòng kiểm tra Cổng Thông tin điện tử Bộ Quốc phòng và Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng về chuyển đổi số và số hóa hồ sơ. Ảnh: bqp.vn

Trong Bộ Quốc phòng, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chân thực, chính xác, phản ánh hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo công tác quân sự, quốc phòng và quá trình xây dựng, chiến đấu, trưởng thành của các cơ quan, đơn vị nói riêng và của Quân đội nhân dân Việt Nam qua các thời kỳ nói chung.

Lợi ích to lớn của việc lưu trữ số là cho phép tự động hóa nhiều khâu nghiệp vụ; bảo đảm an toàn thông tin; hạn chế tối đa hư hỏng, mất mát, kéo dài tuổi thọ tài liệu gốc; cung cấp kịp thời, chính xác thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ huy, điều hành ở các cấp trong Quân đội; giữ gìn, phát huy giá trị lịch sử, khoa học quân sự, pháp lý của tài liệu lưu trữ; phục vụ nghiên cứu, giáo dục truyền thống và bảo tồn di sản tư liệu quân sự, quốc phòng; tăng cường trao đổi văn bản điện tử, liên thông dữ liệu, giảm thiểu giấy tờ, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính, góp phần xây dựng nền hành chính quân sự hiện đại. Đặc biệt, đây là những tư liệu quan trọng, không thể thiếu trong việc ứng dụng công nghệ trong nghiên cứu, tổng kết công tác quân sự, quốc phòng; giúp Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng và lãnh đạo, chỉ huy các cấp quản lý chặt chẽ, phân bổ hợp lý các nguồn lực; dự báo tình hình sát thực tế; lãnh đạo, chỉ đạo đúng hướng, ra quyết định phù hợp,… nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của toàn quân trong thời kỳ mới. Do đó, việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số trong Bộ Quốc phòng là tất yếu, nhiệm vụ chiến lược, là khâu không thể thiếu trong phát triển khoa học công nghệ, thúc đẩy đổi mới, sáng tạo và hiện đại hóa Quân đội.

Những năm qua, thực hiện chủ trương đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng và cấp ủy, chỉ huy các cấp trong toàn quân đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo quán triệt, cụ thể hóa các nghị quyết, chương trình, kế hoạch của Đảng, Nhà nước về phát triển công nghệ thông tin, xây dựng nền tảng dữ liệu số phục vụ công tác quân sự, quốc phòng. Bộ Quốc phòng đã ban hành đồng bộ hệ thống văn bản về triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử và chuyển đổi số phù hợp với đặc thù nhiệm vụ quân sự, quốc phòng. Trong đó, trọng tâm là Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông quân sự đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Đề án xây dựng Chính phủ điện tử trong Bộ Quốc phòng, gắn với Đề án Chính phủ điện tử quốc gia, hướng tới xây dựng Chính phủ số quân sự; các quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong Quân đội, v.v.

Đối với công tác văn thư, lưu trữ, yêu cầu cụ thể là: từng bước chuyển từ quản lý thủ công sang quản lý điện tử, từ đơn lẻ, độc lập, khu biệt, rời rạc (Discrete system) sang hệ thống số (Digital system), liên thông, kết nối đồng bộ, thống nhất, nâng cao khả năng chia sẻ, khai thác dữ liệu, phục vụ hiệu quả quản lý nhà nước về quân sự, quốc phòng. Trong đó, công tác lưu trữ số phải đáp ứng đồng thời hai yêu cầu: (i) Khoa học và hiện đại, bảo đảm khả năng lưu giữ, tra cứu, khai thác thuận tiện, phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ huy; (ii) Bảo mật tuyệt đối, ngăn ngừa mọi nguy cơ rò rỉ, xâm nhập, phá hoại từ bên ngoài, bảo vệ an toàn bí mật quân sự, bí mật quốc gia.

Bộ Quốc phòng chỉ đạo, huy động, sử dụng các nguồn lực đầu tư phát triển hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, xử lý văn bản số. Xây dựng hệ thống kho lưu trữ số; các quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử, quy trình số hóa tài liệu giấy, cơ chế bảo mật thông tin trong môi trường mạng; chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu của Bộ Quốc phòng. Thiết lập cơ chế kết nối, đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành với hệ thống lưu trữ số toàn quân; tổ chức lưu trữ, quản lý đồng bộ, thống nhất; đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử,... nâng cao hiệu quả sử dụng, kéo dài vòng đời tài liệu điện tử. Triển khai kết nối hệ thống mạng máy tính quân sự và các giải pháp giám sát, bảo đảm an toàn thông tin đến 100% đơn vị cấp 3; tích hợp, ứng dụng rộng rãi chữ ký số, các giải pháp mã hóa, bảo mật, cơ yếu trong toàn bộ hệ thống thông tin trọng yếu và phần mềm quản lý văn bản có kết nối mạng truyền số liệu quân sự đến các cơ quan, đơn vị, bảo đảm liên thông, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của toàn quân.

Đến nay, toàn quân đã triển khai hệ thống lưu trữ số đồng bộ, thống nhất, liên thông dữ liệu từ Bộ Quốc phòng đến các quân khu, quân đoàn, quân chủng, binh chủng; thu thập, phân loại, chỉnh lý, số hóa được trên 335 triệu trang hồ sơ, tài liệu lưu trữ khổ A4 theo đúng quy định của Luật Lưu trữ; thực hiện ký số, gửi, nhận văn bản trên môi trường điện tử (qua mạng nội bộ) đối với văn bản không mật đạt 88,50%, văn bản mật đạt 73,30%,… qua đó, hình thành được cơ sở dữ liệu điện tử tài liệu lưu trữ lớn. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được triển khai chặt chẽ, đúng quy định. Hàng năm, phục vụ trên 50 nghìn lượt độc giả nghiên cứu, tra cứu gần 800 nghìn lượt hồ sơ, tài liệu phục vụ hiệu quả mọi mặt hoạt động công tác. Nhiều cơ quan, đơn vị đã ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong xử lý hồ sơ; ứng dụng thành công công nghệ nhận dạng, phân loại tự động tài liệu, sử dụng chữ ký số trong xác thực, truyền nhận văn bản không mật và văn bản mật. Công tác bảo mật, cơ yếu và an ninh mạng được chú trọng, triển khai đồng bộ trong các khâu thu thập, số hóa, lưu trữ và khai thác tài liệu. Các biện pháp sao lưu dữ liệu, bảo vệ hệ thống mạng, phân quyền truy cập và kiểm soát an toàn thông tin được tăng cường, bước đầu đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu số trong môi trường quân sự, bảo đảm an toàn, bí mật, chính xác và tin cậy. Qua đó, bước đầu nâng cao tính chính xác, bảo mật và hiệu quả trong xử lý, lưu trữ và trao đổi văn bản điện tử, tiết kiệm đáng kể thời gian, sức lực trong giải quyết thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, đây là vấn đề mới, chưa có tiền lệ nên bên cạnh kết quả đạt được, công tác quản lý tài liệu lưu trữ số trong Bộ Quốc phòng vẫn còn những bất cập, hạn chế. Nguyên nhân không chỉ phát sinh từ yếu tố kỹ thuật, công nghệ mà còn từ nhận thức, yếu tố pháp lý, tổ chức và năng lực quản trị, điều hành của cấp ủy, chỉ huy, đội ngũ nhân viên chuyên môn các cấp, v.v.

Hiện nay, đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, thúc đẩy cải cách hành chính, phát triển hệ sinh thái số, xây dựng Chính phủ điện tử được Đảng, Nhà nước xác định là động lực chính để đưa đất nước phát triển giàu mạnh, văn minh, thịnh vượng. Trong bối cảnh đó, việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ, số hóa, quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ, giải quyết thủ tục hành chính, xử lý công việc trên môi trường điện tử, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lĩnh vực quân sự, quốc phòng, góp phần hiện đại hóa Quân đội, đáp ứng yêu cầu sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc trong điều kiện mới là tất yếu khách quan. Để thực hiện tốt vấn đề này, cần triển khai toàn diện các nội dung, giải pháp; trước mắt, tập trung vào một số nội dung trọng tâm sau:

Một là, tiếp tục quán triệt, thực hiện nghiêm các chủ trương, chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới, sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Trọng tâm là Nghị quyết số 57-NQ/TW, ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị, Nghị quyết số 71/NQ-CP, ngày 01/4/2025 của Chính phủ, Nghị quyết số 3488-NQ/QUTW, ngày 29/01/2025 của Quân ủy Trung ương. Chủ động nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện thể chế, quy định nghiệp vụ và tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số theo đúng quy định của Luật Lưu trữ năm 2024. Xây dựng, ban hành và đẩy mạnh triển khai thực hiện: Đề án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trong toàn quân giai đoạn 2025 - 2030; Quy trình chỉnh lý, số hóa, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ số; các văn bản hướng dẫn chi tiết quy định về tiêu chuẩn hệ thống quản lý, công tác bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ số, tiêu chuẩn kho lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác; xác lập chuẩn định dạng dữ liệu, siêu dữ liệu (metadata), tiêu chuẩn mã hóa, truyền siêu dữ liệu METS,... bảo đảm chặt chẽ, phù hợp, đồng bộ, thống nhất trong toàn quân.

Hai là, tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ số khoa học, thống nhất, bảo đảm lưu giữ, tra cứu, khai thác thuận tiện, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành. Các cơ quan, đơn vị trong toàn quân chủ động rà soát, phân loại, xác định giá trị tài liệu; bảo đảm tài liệu sau chỉnh lý đủ điều kiện giao nộp vào lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử ngành quốc phòng. Triển khai số hóa tài liệu lưu trữ có chọn lọc, đúng quy trình, quy định; chỉ số hóa những tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn hoặc có xác định thời hạn, là tài liệu mật, tối mật; không số hóa tài liệu tuyệt mật. Các bản sao văn bản điện tử phải bảo đảm có giá trị pháp lý, tính toàn vẹn, chính xác, có giải pháp cơ yếu, khả năng truy cập nhanh, lưu trữ lâu dài. Coi trọng lựa chọn phương tiện lưu trữ tài liệu số phù hợp, hiệu quả, nhất là cấu trúc, dung lượng, tốc độ truyền tải dữ liệu, tuổi thọ của phương tiện lưu trữ, khả năng chuyển đổi, nâng cấp công nghệ, yêu cầu các phần cứng đi kèm, v.v.

Ba là, đầu tư, xây dựng cơ sở dữ liệu, trang thiết bị chuyên dụng và hạ tầng lưu trữ số thống nhất, chuyên biệt trong toàn quân. Các cơ quan chức năng tiếp tục nghiên cứu, tham mưu chuẩn hóa hạ tầng phục vụ lưu trữ tài liệu số quân sự tại Trung tâm dữ liệu Bộ Quốc phòng; phân vùng lưu trữ và quyền truy cập theo cấp độ bảo mật, thẩm quyền; thiết lập không gian lưu trữ dành riêng cho lưu trữ số. Phát triển các trung tâm dữ liệu dự phòng, kho lưu trữ số Bộ Quốc phòng bảo đảm lưu trữ tập trung, an toàn, kết nối đồng bộ với hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Tăng cường bảo mật và an toàn thông tin trong toàn bộ quá trình lưu trữ số. Triển khai phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số trên nền hạ tầng có sẵn của trung tâm dữ liệu; mã hóa dữ liệu, gắn chữ ký số, dấu thời gian. Thiết lập mô hình quản lý, vận hành linh hoạt, giám sát tập trung; mở rộng liên thông - chia sẻ nội bộ; áp dụng các chuẩn an ninh mạng quốc phòng; kiểm soát truy cập nhiều lớp, không kết nối tài liệu mật, tối mật với hạ tầng mạng công cộng hoặc với các hạ tầng mạng khác chưa có giải pháp cơ yếu.

Bốn là, xây dựng nguồn nhân lực lưu trữ số “vừa hồng, vừa chuyên”, thích ứng với môi trường công nghệ số. Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng, phát triển năng lực số cho đội ngũ cán bộ, nhân viên, nhất là người làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ; nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn nghiệp vụ, khả năng tác nghiệp trên môi trường số để có thể quản lý, bảo quản, khai thác hiệu quả tài liệu số; từng bước hình thành đội ngũ chuyên gia lưu trữ số Quân đội. Ngoài yếu tố về phẩm chất chính trị, đạo đức, cần coi trọng đào tạo cho đội ngũ cán bộ, nhân viên nâng cao năng lực quản lý thông tin số, tạo lập, quản lý dữ liệu, kỹ năng tổ chức, sắp xếp tài liệu số, quản lý, sử dụng thành thạo các phần mềm, v.v. Gắn công tác đào tạo với thực tiễn triển khai lưu trữ tài liệu số tại đơn vị. Quan tâm xây dựng đội ngũ chuyên trách về lưu trữ số tại các cơ quan, đơn vị trong toàn quân, có thể kiêm nhiệm công tác thông tin, văn thư, v.v. Cùng với đó, có chế độ đãi ngộ, khen thưởng hợp lý để thu hút, gìn giữ nguồn nhân lực gắn bó lâu dài với công tác quản lý lưu trữ tài liệu số.

Năm là, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ số. Xây dựng mô hình lưu trữ số bảo đảm bảo mật, an ninh, an toàn, quyền riêng tư ngay từ khâu thiết kế, tương thích với hệ thống cơ yếu, mạng truyền số liệu quân sự và các quy định về quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ. Triển khai các giải pháp công nghệ đồng bộ, thống nhất, gắn kết chặt chẽ với các chiến lược chuyển đổi số quốc gia và cải cách hành chính, chuyển đổi số trong Quân đội; phát triển hạ tầng công nghệ thông tin dùng chung cho công tác lưu trữ tài liệu số toàn quân. Nghiên cứu, ứng dụng hiệu quả các công nghệ mới, như: công nghệ chuỗi khối (Blockchain), nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng ký tự thông minh (ICR), nhận dạng ký tự viết tay (HWR), trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp vào các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), học máy (Machine Learning) trong xử lý, quản lý tài liệu lưu trữ số, giảm thiểu rủi ro, bảo đảm an ninh, an toàn hệ thống.

Quản lý tài liệu lưu trữ số trong Bộ Quốc phòng là nhiệm vụ quan trọng, là trách nhiệm của cấp ủy, chỉ huy các cấp, của mỗi cán bộ, nhân viên, chiến sĩ; trước hết, nòng cốt, chuyên trách là lực lượng làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ trong toàn quân. Thực hiện tốt nội dung này sẽ thiết thực góp phần đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số quốc gia, xây dựng Quân đội nhân dân Việt Nam cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, hiện đại, xây dựng nền quốc phòng toàn dân vững mạnh, hiện đại, đáp ứng yêu cầu bảo vệ Tổ quốc thời kỳ mới./.

Trung tướng NGUYỄN VIẾT TUYÊN, Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng